یک نمایشگاه تجاری موفق، از لحظه ورود به سالن نمایشگاه آغاز نمیشود؛ بلکه نتیجه برنامهریزی دقیق و حسابشدهای است که هفتهها یا حتی ماهها پیش از ارسال غرفه و تجهیزات شروع شده است. آمادهسازی اصولی رویداد فقط باعث نظم بیشتر عملیات نمیشود، بلکه میتواند بخش قابلتوجهی از هزینههای اضافی را نیز حذف کند.
وقتی نیازهای نمایشگاه را از قبل پیشبینی میکنید، فرصت بیشتری برای مقایسه قیمتها، اصلاح اشتباهات، آمادهسازی تجهیزات و استفاده از تخفیفهای پیشثبتنام خواهید داشت. در مقابل، تصمیمگیری در روزهای پایانی معمولاً به پرداخت هزینههای فوری و انتخابهای محدود منجر میشود.
در ادامه به بررسی چندین راهکار کاربردی میپردازیم که به شما کمک میکنند از بودجه نمایشگاهی خود بیشترین ارزش را دریافت کنید.
غرفه نمایشگاهی را پیش از رویداد یک بار کامل برپا و بررسی کنید
تمرین برپایی غرفه شاید در نگاه اول زمانبر به نظر برسد، اما یکی از سادهترین راهها برای جلوگیری از هزینههای پیشبینینشده است.
قبل از ارسال غرفه به محل نمایشگاه، آن را در دفتر، کارگاه یا مجموعه سازنده غرفه بهطور کامل مونتاژ کنید. در این مرحله میتوانید مشکلاتی مانند کمبود قطعات، ایراد در اتصالات، اشتباه در ابعاد یا محل نصب گرافیکها و ناهماهنگی تجهیزات را شناسایی کنید.
حل چنین مشکلاتی پیش از شروع نمایشگاه بسیار سادهتر و کمهزینهتر از زمانی است که تیم شما در سالن نمایشگاه و تحت فشار زمانی قرار دارد.
یک اجرای آزمایشی همچنین به تیم اجازه میدهد ترتیب نصب اجزا را مشخص کند و زمان موردنیاز برای راهاندازی غرفه را دقیقتر تخمین بزند. نتیجه، شروعی منظمتر و کاهش احتمال غافلگیری در روز افتتاحیه خواهد بود.
طراحی گرافیک، بروشور و هدایای تبلیغاتی را به روزهای آخر موکول نکنید
غرفه، نقطه کانونی حضور شما در نمایشگاه است؛ اما گرافیکهای محیطی، کاتالوگها، بروشورها، کارتهای معرفی و هدایای تبلیغاتی نیز نقش مهمی در تجربه بازدیدکنندگان دارند.
تولید و سفارش این موارد را زودتر شروع کنید تا برای چاپ، کنترل کیفیت و ارسال زمان کافی داشته باشید. سفارشهای فوری معمولاً هزینه بیشتری دارند و در بسیاری از مواقع، فرصت اصلاح اشتباهات چاپی یا طراحی را نیز از بین میبرند.
بهتر است تمام اقلام بازاریابی را پیش از ارسال نهایی بررسی کنید و مطمئن شوید تعداد، محتوا، اطلاعات تماس و هویت بصری برند کاملاً صحیح هستند.
هماهنگ کردن زمان تحویل این اقلام با تجهیزات غرفه نیز باعث میشود تیم اجرایی در محل نمایشگاه مجبور نباشد منتظر رسیدن بخشی از تجهیزات یا اقلام تبلیغاتی بماند.
فرم های Early Bird را به موقع ارسال کنید
یکی از روشهای ساده اما موثر برای کاهش هزینههای نمایشگاهی، استفاده از مهلتهای Early Bird یا ثبت سفارش زودهنگام است.
بسیاری از برگزارکنندگان و پیمانکاران خدمات نمایشگاهی برای سفارشهایی که پیش از موعد ثبت میشوند، نرخ پایینتری در نظر میگیرند. این خدمات میتوانند شامل برق، اینترنت، تجهیزات اجارهای، نظافت، خدمات نصب و سایر امکانات مورد نیاز غرفه باشند.
اگر هنوز بعضی از جزئیات حضور شما قطعی نشده است، لزوماً نباید ثبت فرمها را به تعویق بیندازید. در بسیاری از موارد امکان اصلاح یا تکمیل اطلاعات در مراحل بعدی وجود دارد.
نکته مهم این است که ددلاینهای نمایشگاه را از همان زمان ثبتنام در تقویم اجرایی پروژه قرار دهید. گاهی یک تصمیم چند دقیقهای برای ثبت سفارش زودهنگام میتواند از پرداخت هزینههای قابلتوجه در روزهای پایانی جلوگیری کند.
وسایل نظافت غرفه را همراه خودتان ببرید
در نمایشگاههای چند روزه، هزینه نظافت روزانه میتواند به یکی از هزینههای کوچک اما تکرار شونده تبدیل شود. برای مثال، پرداخت هزینه جداگانه برای جاروبرقی یا نظافت روزانه در طول چند روز، مجموع هزینهها را افزایش میدهد.
یک جاروبرقی کوچک، دستمالهای مناسب، مواد شوینده و چند ابزار نظافت ضروری را میتوان بهراحتی داخل بستهبندی یا کریت تجهیزات غرفه قرار داد.
تقسیم مسئولیت نظافت میان اعضای تیم باعث میشود غرفه در تمام ساعات نمایشگاه مرتب باقی بماند و در عین حال نیازی به پرداخت هزینههای اضافی برای خدمات ساده نباشد.
مانیتور را در شهر محل برگزاری تهیه کنید
اگر برای غرفه به یک یا چند نمایشگر نیاز دارید، قبل از ارسال مانیتور از شهر خودتان، قیمت خرید یا اجاره تجهیزات در شهر میزبان را بررسی کنید.
گاهی هزینه حمل یک نمایشگر، مخصوصاً برای نمایشگاههای خارج از شهر، آنقدر بالاست که خرید یک مدل مناسب در مقصد گزینه اقتصادیتری خواهد بود.
اما یک ایده جذابتر این است که پس از نمایشگاه، از مانیتور خریداریشده بهعنوان جایزه یا هدیه ویژه غرفه استفاده کنید. چنین جایزهای میتواند توجه بیشتری به غرفه جلب کند، بازدیدکنندگان را به ثبت اطلاعات ترغیب کند و به ایجاد سرنخ فروش کمک کند.
در این حالت، هزینه بازگرداندن تجهیزات نیز حذف میشود و یک خرید عملیاتی به بخشی از کمپین بازاریابی نمایشگاه تبدیل خواهد شد.
قبل از خرید اینترنت نمایشگاه، واقعاً نیاز خود را بررسی کنید
اینترنت یکی از مواردی است که ممکن است هزینه آن در محل نمایشگاه بسیار بیشتر از چیزی باشد که انتظار دارید. بنابراین پیش از سفارش سرویس اینترنت اختصاصی، ابتدا مشخص کنید دقیقاً برای چه کاری به اتصال آنلاین نیاز دارید.
اگر سیستم ثبت سرنخ، نرمافزار سفارشگیری یا ابزار فروش شما قابلیت Offline دارد، شاید بتوان بخشی از فعالیتها را بدون اینترنت انجام داد. در برخی شرایط نیز اتصال تلفن همراه میتواند نیازهای ساده تیم را پوشش دهد.
البته اگر فعالیت غرفه به نمایش آنلاین محصولات، دموی نرمافزار، ویدئو کنفرانس، سیستم ابری یا انتقال لحظهای اطلاعات وابسته است، اینترنت پایدار اهمیت بیشتری پیدا میکند.
به طور کلی هدف نباید صرفاً ارزانترین اینترنت باشد؛ بلکه باید سرویسی را انتخاب کنید که واقعاً برای اهداف فروش و بازاریابی نمایشگاه ضروری است.
صرفه جویی از قبل از شروع نمایشگاه آغاز می شود
کاهش هزینههای نمایشگاهی به معنای حذف امکانات مهم یا پایین آوردن کیفیت حضور برند نیست. اتفاقاً برنامهریزی درست کمک میکند بودجه خود را دقیقاً در بخشهایی هزینه کنید که بیشترین تأثیر را بر تجربه مخاطب و بازگشت سرمایه دارند.
از تست و مونتاژ آزمایشی غرفه گرفته تا آمادهسازی زودهنگام گرافیکها، ارسال فرمهای Early Bird، مدیریت هزینههای نظافت، خرید هوشمندانه تجهیزات و بررسی واقعی نیاز به اینترنت، هر تصمیم کوچک میتواند در نهایت تفاوت قابلتوجهی در هزینه نهایی ایجاد کند.
یک حضور موفق در نمایشگاه فقط به طراحی زیبای غرفه وابسته نیست؛ نحوه آمادهسازی، مدیریت زمان و کنترل هزینهها نیز بخشی از استراتژی موفقیت شماست.
